แนวปฏิบัติสำหรับการดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริงฝ่ายวิชาการ คณะบริหารศาสตร์ กรณีอาจารย์ประจำวิชาขอแก้ไขผลการเรียน จัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้ได้รับมอบหมายปฏิบัติหน้าที่เกี่ยวกับการดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริงฝ่ายวิชาการ คณะบริหารศาสตร์ กรณีอาจารย์ประจำวิชาขอแก้ไขผลการเรียน สามารถปฏิบัติงานได้และเน้นการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ ตลอดทั้ง มีความโปร่งใส เป็นธรรม มีกระบวนการที่ถูกต้อง ตรวจสอบได้
การดำเนินการเริ่มตั้งแต่ การแต่งตั้งคณะกรรมการ กระบวนการประชุมสอบข้อเท็จจริง การรายงานผลการสอบข้อเท็จจริง และการเสนอเรื่องขอแก้ไขผลการเรียน ตามลำดับ
คำจำกัดความ
มหาวิทยาลัย หมายถึง มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี นักศึกษา หมายถึง นักศึกษามหาวิทยาลัยอุบลราชธานี อาจารย์ประจำวิชา หมายถึง อาจารย์ประจำหรืออาจารย์พิเศษที่มีคุณวุฒิขั้นต่ำปริญญาโทหรือเทียบเท่า หรือมี ตำแหน่งผู้ช่วยศาสตราจารย์ ในสาขาวิชานั้นหรือสาขาวิชาที่สัมพันธ์กันหรือในสาขาวิชาของรายวิชาที่สอน อาจารย์ที่ปรึกษา หมายถึง อาจารย์ประจำที่มหาวิทยาลัยมีคำสั่งแต่งตั้งให้เป็นที่ปรึกษาของนักศึกษา
หน้าที่ความรับผิดชอบ
อาจารย์ประจำวิชา – อาจารย์ประจำวิชาที่มีความประสงค์ขอรับการพิจารณาแก้ไขผลการเรียน พร้อมเอกสาร ประกอบการพิจารณา
ผู้ปฏิบัติงานวิชาการ – ตรวจสอบข้อมูลทั่วไป ตรวจสอบโครงสร้างในการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงฝ่ายวิชาการ คณะบริหารศาสตร์ เพื่อให้ข้อมูลรายชื่อประกอบการพิจารณาแต่งตั้ง เสนอเรื่องการขอแก้ไขผลการเรียนของอาจารย์ประจำวิชาต่อคณบดี
ผู้บังคับบัญชาชั้นต้น – ตรวจสอบข้อมูลก่อนเสนอคณบดี
คณบดี – คณบดีพิจารณาให้ความเห็นชอบการตรวจสอบข้อเท็จจริง กรณีอาจารย์ประจำวิชาขอแก้ไข ผลการเรียน และรายชื่อเพื่อการแต่งตั้งคณะกรรมการ ตรวจสอบข้อเท็จจริง
แผนผังการปฏิบัติงาน Work Flow


ขั้นตอนการปฏิบัติงาน
เพื่อให้การดำเนินการตรวจสอบข้อเท็จจริงฝ่ายวิชาการ คณะบริหารศาสตร์ กรณีอาจารย์ประจำวิชาขอแก้ไขผลการเรียน เป็นไปด้วยความเรียบร้อย งานวิชาการจึงมีขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ดังนี้
1. รับเรื่องขอแก้ไขผลการเรียนจากอาจารย์ประจำวิชาผู้เสนอเรื่อง ศึกษา วิเคราะห์ข้อมูลในเบื้องต้น ศึกษาระเบียบ แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง สรุปข้อมูลรายชื่อ อาจารย์ที่ปรึกษาของนักศึกษา ประธานหลักสูตรสาขาที่นักศึกษาและอาจารย์สังกัด รายชื่อผู้แทนอาจารย์ในขณะนั้น เพื่อเสนอรองคณบดีฝ่ายวิชาการพิจารณาประกอบการเสนอรายชื่อสำหรับการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง กรณีแก้ไขผลการเรียน
2. จัดทำบันทึกข้อความขอแต่งตั้งตรวจสอบข้อเท็จจริง กรณีแก้ไขผลการเรียน เสนอคณบดีอนุมัติและส่งเรื่องที่อนุมัติแล้วให้แก่งานบุคคลจัดทำคำสั่งแต่งตั้ง
3. ติดต่อประสานงานประธานคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง กรณีแก้ไขผลการเรียน เพื่อกำหนดวัน เวลา ประชุม ติดต่อประสานงานในเบื้องต้นเรียนเชิญคณะกรรมการทุกท่าน เข้าร่วมการประชุม และเชิญอาจารย์ประจำรายวิชาผู้เสนอเรื่องขอแก้ไขผลการเรียนเข้าร่วมให้ข้อมูลในการประชุม
4. จัดทำบันทึกข้อความเชิญกรรมการร่วมประชุมอย่างเป็นทางการ จัดส่งหนังสือเชิญให้แก่กรรมการทุกท่าน ประสานงานจองใช้ห้องประชุม
5. จัดการประชุม เข้าร่วมการประชุม ปฏิบัติหน้าที่บันทึกการประชุม
6. จัดทำสรุปรายงานการประชุมเสนอประธานคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง กรณีแก้ไขผลการเรียน ตรวจทานแก้ไข และจัดทำบันทึกข้อความเสนอสรุปผลการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง กรณีแก้ไขผลการเรียน เสนอรองคณบดีฝ่ายวิชาการพิจารณา
7. สรุปข้อมูลจัดทำวาระการประชุมเสนอคณะกรรมการวิชาการประจำคณะ และคณะกรรมการประจำคณะ พิจารณาให้ความเห็นชอบ ตามลำดับ
8. จัดทำบันทึกข้อความขอแก้ไขผลการเรียน และแบบสรุปรายงานการขอแก้ไขเกรดตามรูปแบบของแนวปฏิบัติที่ใช้ในการขอแก้ไขผลการเรียน เสนอรองคณบดีฝ่ายวิชาการลงนาม
9. จัดส่งบันทึกข้อความขอแก้ไขผลการเรียน และแบบสรุปรายงานการขอแก้ไขเกรดไปยังงานทะเบียนและประมวลผล กองบริการการศึกษา เพื่อดำเนินการต่อไป
เอกสารอ้างอิง
ประกาศคณะบริหารศาสตร์ มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เรื่อง โครงสร้างในการแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริงฝ่ายวิชาการ คณะบริหารศาสตร์ ประกาศมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี เรื่อง หลักเกณฑ์ วิธีการ เงื่อนไขการสอบแข่งขันหรือคัดเลือกพนักงานมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี พ.ศ. 2555
แบบพิมพ์ที่ใช้
- บันทึกข้อความขออนุมัติแก้ไขผลการเรียน
- บันทึกข้อความขออนุมัติแต่งตั้งคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริง
- บันทึกข้อความเชิญประชุมคณะกรรมการสอบข้อเท็จจริง
- บันทึกรายงานผลการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง
- รายงานการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบข้อเท็จจริง
- วาระการประชุมคณะกรรมการวิชาการ ประจำคณะ
- วาระการประชุมคณะกรรมการ ประจำคณะ
- บันทึกข้อความขอแก้ไขผลการเรียน
- แบบสรุปรายงานการขอแก้ไขเกรด