งานวิเทศสัมพันธ์ เป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการติดต่อประสานงานกับมหาวิทยาลัย สถาบันการศึกษา ณ ต่างประเทศ องค์การโลก องค์การระหว่างประเทศ ผู้เชี่ยวชาญ หรือเจ้าหน้าที่ต่างประเทศ องค์การชำนัญพิเศษต่างๆ(Specialized agencies) ตลอดจนการแปลเอกสาร การร่างโต้ตอบหนังสือต่างประเทศ และหน้าที่อื่นๆที่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตามการบริหารงานวิเทศสัมพันธ์ของสถาบันการศึกษาแต่ละแห่งมีทั้งส่วนที่เหมือนและต่างกันไป ในที่นี้ผู้เขียนได้ขอยกกรณีการบริหารงานวิเทศสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ (ประสานมิตร) กับมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ ที่ได้มีโอกาสไปศึกษาดูงานพร้อมกับงานวิเทศสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี มหาวิทยาลัยขอนแก่น มหาวิทยาลัยมหาสารคาม มรภ.ร้อยเอ็ด มรภ.บุรีรัมย์ มรภ.สกลนคร เมื่อวันที่ 25-27 มิ.ย.2558
กรณีของมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ (ประสานมิตร) มีกองวิเทศสัมพันธ์ บริหารโดย รองอธิการบดีฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ (International Relation) ที่ประกอบด้วย 3 งานหลัก คือ งานความร่วมมือกับต่างประเทศ งานพิธีการต่างประเทศ และงานโครงการพิเศษนานาชาติ
ก.งานความร่วมมือกับต่างประเทศ จะมีรับผิดชอบงานเกี่ยวกับการสร้างความร่วมมือระหว่างประเทศต่างๆ ได้แก่ ประเทศในกลุ่มเอเชียตะวันออกเฉียงใต้และนิวซีแลนด์ อเมริกา แคนาดา เอเชียกลาง เอเชียใต้ ญี่ปุ่น ยุโรป จีน เกาหลี ASIA UNINET ,AUNP ออสเตรเลีย อินเดีย ตลอดจนงานทุนรัฐบาลต่างประเทศที่ผ่านกรมความร่วมมือระหว่างประเทศ และงานทุนศึกษา อบรม ดูงาน ประชุม สัมมนา จากกรมความร่วมมือระหว่างประเทศผ่านกระทนวงต่างๆ สถานทูต และอื่นๆ รวมทั้งงานองค์กรระหว่างประเทศ
ข.งานพิธีการระหว่างประเทศ ได้แก่ งานต้อนรับอาคันตุกะชาวต่างประเทศ งานพิธีการลงนามสัญญาความร่วมมือ งานสารสนเทศ งานห้องพักอาคันตุกะชาวต่างประเทศ(Visitor residence)
ค.งานโครงการพิเศษนานาชาติ จะดูแลรับผิดชอบงานต่างๆ ได้แก่ งานโครงการพิเศษผ่านสำนักงานคณะกรรมการอุดมศึกษา เช่น โครงการแลกเปลี่ยนนักศึกษาและบุคลากรกับสถาบันอุดมศึกษาต่างประเทศ UMAP (University Mobility in Asia and the Pacific) งานลูกจ้างชั่วคราวชาวต่างประเทศ ผู้เชี่ยวชาญชาวต่างประเทศ งานโครงการจัดประชุมนานาชาติ และงานโครงการอื่นๆของมหาวิทยาลัย เช่น โครงการหลักสูตรนานาชาติ
มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒ มีพื้นที่ที่ได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ เนื่องจากมีหน่วยงานต่างชาติเช่น สถานทูตของประเทศต่างๆ และเป็นย่านที่มีชาวเจ้าหน้าที่ต่างประเทศที่ทำงานในบริษัท ดังนั้นมหาวิทยาลัยศรีนครินทรวิโรฒจึงพยายามที่จะพัฒนาให้มีหลักสูตรนานาชาติที่รองรับความต้องการศึกษาของชาวต่างประเทศมากขึ้น
รองอธิการบดีฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ได้เล่าให้ฟังว่าข้อมูลที่นำเสนอส่วนใหญ่เป็นข้อมูลเกี่ยวกับงานที่กองวิเทศสัมพันธ์เป็นฝ่ายปฏิบัติโดยตรง ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมด้านวิเทศสัมพันธ์อื่นๆอีกจำนวนมาก เช่น การไปทำวิจัยหรือสอนของอาจารย์ในต่างประเทศของคณะต่างๆที่มีการติดต่อโดยตรงกับหน่วยงานหรือสถาบันในต่างประเทศ แล้วคณะต่างๆไม่ได้แจ้งข้อมูลมาทางกองวิเทศสัมพันธ์ทั้งหมด
นอกจากนั้นหัวหน้างานโครงการพิเศษนานาชาติกล่าวว่า การทำงานวิเทศสัมพันธ์ต้องมีความระมัดระวังและให้ความสำคัญเกี่ยวกับการติดต่อประสานงานกับต่างประเทศเพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดเช่น กรณีประเทศจีนพบปัญหาการส่งไปเอกสารตอบรับไปยังผู้สมัครที่ประเทศจีนแล้วผู้สมัครไม่ได้รับ แต่พบว่ามีผู้อื่นมาเซ็นรับเอกสารแทนไป กรณีประเทศมาเลเซียพบว่าการติดต่อประสานงานจะล่าช้ากว่าประเทศอื่นๆ ทำให้ผู้สนใจสมัครเข้าเรียนอาจเสียโอกาส เป็นต้น
ส่วนกรณีมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์มีหลักสูตรนานาชาติถึง 86 หลักสูตร แบ่งเป็นระดับปริญญาตรี 42 หลักสูตร ปริญญาโท 28 หลักสูตร และปริญญาเอก 14 หลักสูตร และ ประกาศนียบัตร 2 หลักสูตร (ข้อมูลปี 2557) และปัจจุบันมีเพิ่มขึ้นเป็นกว่า 200 หลักสูตร นอกจากนี้ยังมีศูนย์ต่างๆ ได้แก่ International Cooperation Study Center (APEC), Center for ASEAN Studies ,The Australian Study Centre ,Institute of East Asian Study, India Studies Center ,Russia and CIS Studies Center เป็นต้น ดังนั้นการบริหารงานภายใต้รองอธิการบดีฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ มีการบริหารงานแบบยืดหยุ่น กล่าวคือ เปิดโอกาสให้คณะต่างๆได้บริหารงานวิเทศสัมพันธ์ของตนเองได้เป็นอิสระ โดยส่วนงานวิเทศสัมพันธ์ของมหาวิทยาลัยมีหน้าที่ช่วยประสานงาน ให้ข้อมูล และให้คำแนะนำต่างๆ กับคณะ นอกจากนี้ยังมีงานที่รับผิดชอบโดยตรง ได้แก่ การให้ข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับหลักสูตรนานาชาติของมหาวิทยาลัยกับผู้ที่สนใจ การให้ข้อมูลการเตรียมตัวก่อนเข้ามาในราชอาณาจักร การประสานงาน และการนำเกี่ยวกับการดำเนินงานเกี่ยวกับวีซ่า การบริการไปรับที่สนามบินและการเดินทาง การจัดหาที่พัก และสิ่งอำนวยความสะดวก การปฐมนิเทศและการเดินทางท่องเที่ยวเชิงวัฒนธรรม การจัดหาที่ปรึกษา แนะนำด้านวิชาการ และการนำเกี่ยวกับวัฒนธรรมทีแตกต่างกัน การให้ข้อมูลเกี่ยวกับกิจกรรมของคณะ เป็นต้น
ปัจจุบันมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ได้มีโครงการความร่วมมือทางวิชาการ(MOU) กับมหาวิทยาลัยในต่างประเทศต่างๆจำนวนมากกว่า 238 โครงการความร่วมมือ แบ่งเป็น กลุ่มเอเชียมากที่สุด (131) รองลงมาคือยุโรป (58) อเมริกาเหนือ (29) โอเชียเนีย(Oceania) (14) ตามลำดับ งานวิเทศสัมพันธ์ของ ม.ธรรมศาสตร์(OIA :Office of International Affairs)มีเจ้าหน้าที่ ถึง 19 คน แต่ก็ไม่เพียงพอต่อภาระหน้าที่ที่มีอยู่มาก จึงมีการจัดโครงการOIA Ambassador ที่รับสมัครนักศึกษาเพื่อให้มาเรียนรู้เกี่ยวกับงานวิเทศสัมพันธ์และช่วยงานในการต้อนรับแขกจากต่างประเทศที่มาเยี่ยมชมหรือมาลงนามความร่วมมือในโอกาสต่างๆ
ในการศึกษาดูงานครั้งนี้ทางมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ได้ให้นักศึกษาที่ไปแลกเปลี่ยนกับประเทศเกาหลี ได้มาเล่าประสบการณ์ต่างๆ ให้ฟัง หลังจากใช้เวลาเรียนที่ประเทศเกาหลีใต้เป็นเวลา 1 ปี และสามารถโอนหน่วยกิตได้ทั้งหมดจากช่วงระยะเวลาที่เรียนนั้นมาที่มหาวิทยาลัยต้นสังกัด พบว่านักศึกษาได้ประสบการณ์เกี่ยวกับการใช้ภาษา การปรับตัวและอยู่ร่วมกับเพื่อนต่างภาษาและวัฒนธรรม การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า และคิดว่าจะมีโอกาสในการได้งานทำสูงมากขึ้น
ส่วนกรณีนักศึกษาต่างชาติสมัครมาเรียน จะมีการเปิดรับสมัครและปิดรับสมัครประมาณ 2 เดือนก่อนเปิดภาคการศึกษาตามปกติ (ประมาณสิ้นเดือนพฤษภาคม) เพื่อการดำเนินด้านเอกสารและการตอบรับเข้าเป็นนักศึกษา โดยนักศึกษาที่ได้รับการตอบรับทางฝ่ายวิเทศสัมพันธ์จะให้ความสำคัญกับการจัดหาที่พักภายนอกมหาวิทยาลัยที่ได้มาตรฐานและมีระบบWIFI แก่นักศึกษาต่างชาติ ตลอดจนการจัดกิจกรรมเรียนรู้เชิงวัฒนธรรมแก่นักศึกษานานาชาติในสถานที่สำคัญต่างๆรอบมหาวิทยาลัย เช่น วัดพระแก้ว พระบรมหมาราชวัง พิพิธภัณฑ์แห่งชาติ ถนนข้าวสาร เป็นต้น
การศึกษาดูงานครั้งนี้ ผู้เขียนมีความเห็นว่าความท้าทายของมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี คือการเตรียมพร้อมหลักสูตรในคณะต่างๆของมหาวิทยาลัย โดยเฉพาะหลักสูตรที่ใกล้ถึงรอบปรับปรุงหลักสูตรได้มีการปรับปรุงรายละเอียดเกี่ยวกับคำอธิบายรายวิชาให้มีความสอดคล้องหรือใกล้เคียงกับวิชาที่มีชื่อเดียวกันหรือใกล้เคียงกันในหลักสูตรของประเทศเป้าหมายของการแลกเปลี่ยนนักศึกษา ทั้งนี้เพื่อความสะดวกแก่การโอนรายวิชาของนักศึกษาและเป็นแรงจูงใจให้นักศึกษาอยากมีประสบการณ์การเรียนยังต่างประเทศมากขึ้น และควรมีการระบุไว้อย่างชัดเจนล่วงหน้าว่าการไปเรียนยังต่างประเทศนะระยะเวลา 1 ปี หรือ 1 ภาคการศึกษา จะไม่มีผลกระทบต่อสิทธิในการได้รับเกียรตินิยมกรณีที่นักศึกษามีผลการเรียนดีและเกรดเฉลี่ยถึงเกณฑ์ได้รับเกียรตินิยม ซึ่งรองอธิการบดีฝ่ายวิเทศสัมพันธ์ ได้กล่าวว่า กรณีของมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ใช้เวลากว่า10 ปี ในการปรับปรุง พัฒนาและผลักดันเรื่องระบบและหลักเกณฑ์เกี่ยวกับการโอนหน่วยกิตกลับมาที่มหาวิทยาลัยต้นสังกัดของนักศึกษาที่ไปศึกษาแลกเปลี่ยนต่างประเทศได้สำเร็จ
สุขวิทย์ โสภาพล
28 มิ.ย.58